آموزش جامع رسم یا کشیدن جدول و چارت در مایکروسافت ورد و اکسل (Excel & Word)
مایکروسافت همواره با نرم افزارها خانواده آفیس خود در بسیاری از حوزه های تجاری توانسه برای خودش مشتریان و کاربران پروپاقرصی را دست و پا کند. مایکروسافت ورد با قدرتی که در ویرایش متن ها و نوشته ها دارد قطعا یکی از اولین انتخاب های هر دانشجو و یا کارمندی است! در این آموزش با نحوه ایجاد Table در اکسل و ورد آشنا خواهیم شد و مزایای استفاده از Table رو با هم بررسی خواهیم کرد.
آموزش رسم چارت یا جدول در اکسل
در حالت عادی ما اطلاعات خودمون رو در سلول های موجود در هر شیت یا برگه وارد میکنیم. زمانی که ما حجم اطلاعات زیادی داریم که به شکل یک جدول هستند، یعنی سرستون های مشخصی دارند و در سطرهای بعدی اطلاعات ثبت میشن شاید بهتر باشه که محدوده سلول های خودمون رو به یک Table تبدیل کنیم. اینکار مزیت های خاصی داره که در ادامه این مطلب اونها رو مرور خواهیم کرد.
نحوه تبدیل یک محدوده به Table در اکسل:
تبدیل یک محدوده به Table کار بسیار ساده ای هست. برای اینکار کافیه محدوده موردنظر رو انتخاب کنید.
بعد مثل تصویر زیر از تب Home روی گزینه Format as Table کلیک کنید و یکی از قالب های مدنظرتون رو انتخاب کنید. راه دیگه اینه که پس از انتخاب محدوده موردنظر کلید ترکیبی CTRL+T رو فشار بدید.
با اینکار پنجره مربوط به ایجاد Table باز میشه.
در قسمت اول میتونید در صورت نیاز محدوده ای که قراره به Table تبدیل بشه رو تغییر بدید. در صورتی که جدول شما دارای سرستون هست گزینه My table has headers رو فعال کنید. در غیر اینصورت این گزینه رو غیرفعال کنید تا اکسل به صورت خودکار برای جدول شما سرستون ایجاد کنه.
در نهایت با کلیک روی دکمه OK محدوده شما به تبدیل به Table میشه و به شکل زیر در میاد:
نحوه تبدیل Table به محدوده عادی در اکسل:
در صورتی که بخوایم Table رو به یک محدوده عادی تبدیل کنیم باید ابتدا روی یکی از سلولهای Table کلیک کنیم. بعد مثل تصویر زیر از قسمت رویبون روی تب Design کلیک کنیم و گزینه Convert to Range رو کلیک کنیم.
مزایای استفاده از Table در اکسل:
تبدیل یک محدوده عادی به Table مزایای زیادی داره که در زیر اونها رو با هم مرور میکنیم.
۱. مرتب سازی و فیلتر کردن راحت
وقتی یک محدوده رو به Table تبدیل میکنیم اکسل به صورت خودکار دکمه های مربوط به فیلتر و مرتب سازی رو به جدول ما اضافه میکنه که از طریق اونها میتونیم جدول خودمون رو مرتب یا فیلتر کنیم.
۲.امکان قالب بندی سریع و راحت
وقتی که اطلاعات خودمون رو تبدیل به Table میکنیم خیلی راحت میتونیم فرمت و رنگ اونها رو تغییر بدیم. برای اینکار کافیه از تب Home روی گزینه Format As Table کلیک کنیم و یکی از قالب های مدنظرتون رو انتخاب کنیم. همینطور میتونیم از قالب‌هایی که رنگ اونها خط در میون تغییر میکنه برای خوانایی بهتر اطلاعات استفاده کنیم.
۳.اضافه شدن خودکار اطلاعات وارد شده به جدول
یکی از خوبی‌های Table اینه که زمانی که شما اطلاعات رو در انتهای Table در یک سطر جدید وارد میکنید. اون سطر به صورت خوکار به محدوده Table اضافه میشه و نیازی نیست که اینکار رو به صورت دستی انجام بدید.
۴. تعریف NAMERANGE و خوانایی بهتر در فرمول نویسی
زمانی که شما Table میسازید اکسل NameRange هایی رو به صورت خودکار با استفاده از نام سرستون ها به فایلتون اضافه میکنه که میتونید از اونها در فرمول نویسی خودتون استفاده کنید. اینکار باعث خوانایی بهتر فرمول‌ها میشه و باعث میشه تا با اضافه کردن یا حذف ستونها کل فرمول های شما بهم نریزه. در تصویر زیر میتونید فرمت و نحوه فرمول نویسی رو در حالت عادی و زمانی که محدوده خودتون رو به Table تبدیل میکنید مشاهده و با هم مقایسه کنید.
محدوده عادی:
Table:
۵. قابلیت اضافه کردن جمع کل، میانگین و … در انتهای ستون
یکی دیگه از قابلیت های مفید Table ها در اکسل این هست که میتونید جمع، میانگین و … مربوط به هر ستون رو در انتهای هر ستون نمایش بدید. برای اینکار ابتدا یکی از سلول های Table رو انتخاب کنید. سپس مثل تصویر زیر از تب Design و بخش Tab style options، گزینه Total Row رو فعال کنید.
با اینکار ستونی مثل تصویر زیر به انتهای جدولتون اضافه میشه
حالا کافیه روی سلول انتهایی هر ستونی که مدنظرتون هست کلیک کنید و مثل تصویر زیر یکی از توابع مدنظرتون رو انتخاب کنید تا نتیجه در انتهای اون ستون به نمایش در بیاد.
به عنوان مثال میتونید برای نمایش حاصل جمع کل اعداد ستون از Sum، برای نمایش میانگین از Average و … استفاده کنید. در صورتی که بخواید از توابعی غیر از توابع موجود در این لیست استفاده کنید کافیه گزینه More Functions رو انتخاب کنید و در پنجره ای که باز میشه تابع مدنظرتون رو انتخاب کنید.
۶. ثابت ماندن سرستون ها در هنگام اسکرول کردن
در اکسل زمانی که به سمت پایین اسکرول کنید سرستون های Table همیشه به صورت ثابت در بالای جدول باقی میمونند. این مساله زمانی که شما تعداد زیادی رکورد دارید خیلی مفیده و باعث میشه وقتی به قسمت های پایین جدول خودتون میرید نام هر ستون اون بالا باقی بمونه و به خوانایی بیشتر جدول کمک کنه.
۷. آپدیت خودکار فرمول‌ها
در حالت عادی زمانی که شما فرمولی رو در سلولی تغییر میدید، برای اینکه این تغییر در سایر سلول های اون ستون هم اعمال بشه باید به صورت دستی فرمول رو در سایر سلول ها کپی کنید. حالا اگه شما یه بخشی از سطرها رو فیلتر کرده باشید شرایط بدتر هم میشه. یعنی شما ابتدا باید تمام سطرها رو از فیلتر خارج کنید و بعد فرمول تمام سلول ها رو به صورت دستی آپدیت کنید. زمانی که شما از Table استفاده میکنید، آپدیت فرمول های هر ستون به صورت خودکار توسط اکسل انجام میشه. کافیه شما فرمول یکی از سلول ها رو تغییر بدید. اکسل به صورت خودکار فرمول تمام سلولهای اون سطر رو آپدیت میکنه. حتی اگه اون سلول‌ها فیلتر شده باشند.
۸. آپدیت خودکار نمودارها با اضافه شدن اطلاعات جدید به TABLE
یکی دیگه از مزیت های ساخت Table آپدیت خودکار نمودارها در هنگام اضافه کردن اطلاعات جدید به Table هست. در حالت عادی زمانی که شما سطری رو به اطلاعات خودتون اضافه میکنید باید تنظیمات نمودار رو به صورت دستی تغییر بدید تا اطلاعات جدید در نمودار استفاده بشه. اما زمانی که شما از Table استفاده میکنید کافیه اطلاعات خودتون رو به جدول اضافه کنید. اکسل به صورت خودکار نمودار رو تغییر میده تا اطلاعات جدیدی که اضافه کردید هم در نمودار نمایش داده بشه
۹. قابلیت انتخاب تمام جدول با یک کلیک
برای انتخاب کل سلول های یک Table کافیه نشانگر ماوس خودتون رو به گوشه راست یا چپ جدول ببرید(بسته به تنظیمات جهت شیت) و کلیک کنید. با اینکار تمام Table شما انتخاب خواهد شد.
آموزش رسم چارت یا جدول در ورد
با کلیک کردن بر روی منو Insert گزینه های زیر برای ما به نمایش در می آیند :
- Pages
- Tables
- Illustractions
- Apps
- Media
- Links
- Comments
- Header & Footer
- Text
- Symbols
۱ . Pages
Cover Page : در این قسمت ما میتوانیم برای متن خود مثل یک کتاب جلد انتخاب کنیم .
Blank Page : با استفاده از این دستور میتوانیم صفحه خالی ایجاد کنیم .
Page Break : برای رفتن به صفحه بعدی استفاده میشود . یعنی اگر متن ما در وسط های صفحه باشد ولی بخواهیم ادامه متن در صفحه جدید نوشته شود از این دستور استفاده میکنیم .
۲ . Tables
Table : از این دستور برای درست کردن و یا کشیدن جدول استفاده میشود که به چند طریق مختلف امکان پذیر است .
با کلیک نمودن بر روی Table منو زیر باز میشود :
طریقه درست کردن جدول :
- با کشیدن موس بر روی مربع های کوچک ما میتوانیم تعداد سطر و ستون ها را تعیین کنیم .
- Insert Table : با انتخاب این دستور میتوانیم جدول مورد نظر خود را با دادن تعداد سطر و ستون ایجاد کنیم .
- Draw Table : با استفاده از این دستور میتوانیم به صورت دستی و با کشیدن ،جدول خود را ایجاد و اندازه سطر و ستون ها و سلول ها را مشخص کنیم .
- Convert Text To Table : با استفاده از این دستور میتوانیم متنی که از قبل نوشتیم را انتخاب و آن را در جدول قرار دهیم .
- Excel Spreadsheet : این دستور برگه کاری و جدول برنامه اکسل رو برای ما ایجاد میکند .
- Quick Tables : جدول های آماده ای در این قسمت وجود دارد که میتوانیم از آنها استفاده کنیم .
نکته : با درست کردن جدول دو گزینه ( Tab ) جدید برای ما در Menu bar ایجاد میشود :
- Design
- Layout
محتویات تب Design عبارت است از :
- Table Style Options
- Table Style
- Borders
Table Style Options :
Header Row : در اینجا تعیین میکنیم که جدول ما سطری برای عنوان داشته باشد یا خیر .
Total Row : با انتخاب این گزینه سطر آخر ما با فرمت خاصی مشخص میشود .
Banded Rows : این گزینه سطر های زوج و فرد را برای راحتی بیشتر رنگ و از هم متمایز میکند .
First Column : این گزینه در بعضی از استایل ها ستون اول را از بقیه ستون ها جدا میکند. ( در استایل هایی که ستون ها با خط از هم جدا نشده باشند )
Last Column : این گزینه در بعضی از استایل ها ستون آخر را از بقیه ستون ها جدا میکند. ( در استایل هایی که ستون ها با خط از هم جدا نشده باشند )
Banded Columns : این گزینه ستون های زوج و فرد را رنگ و از هم متمایز میکند .
Table Styles :
در این قسمت استایل های مختلفی برای جدول ها در نظر گرفته شده است که میتوانیم از آنها استفاده کنیم .
Shading : با استفاده از این دستور میتوانیم جدول خود را رنگ کنیم .
Borders :
در این قسمت میتوانیم اندازه خط های جدول ، رنگ ، استایل خط ها و … را به دلخواه تغییر دهیم .
محتویات تب Layout عبارت است از :
- Table
- Draw
- Rows & Columns
- Merge
- Cell Size
- Alignment
- Data
Table
Select : با استفاده از گزینه های این دستور میتوانیم سطر ، ستون ، خانه های جدول و خود جدول را انتخاب کنیم .
View Gridline : هر گاه ما یک قسمت جدول را حذف کنیم و View Gridline را فعال کنیم آنگاه قسمتی از جدول را که حذف کرده
بودیم به شکل خط ضعیف ظاهر میشود که نشان می دهد این محل حذف شده است .
Properties : در این قسمت تنظیمات جدول را انجام میدهیم و همچنین میتوانیم برای جدول خود معلومات بنویسیم .
Draw
Draw Table : میتوانیم به صورت دستی جدول رسم کنیم .
Eraser : میتوانیم هر کدام از خط های جدول را پاک کنیم .
Rows & Columns
توسط دستورهای این قسمت میتوانیم ستون و سطر هایی را به سمت بالا ، پایین ، چپ و راست ایجاد کنیم .
Merge
Merge Cells : این گزینه برای ادغام کردن خانه های جدول به کار میرود .
Split cells : این گزینه برای جدا کردن و ایجاد خانه های جدید به کار میرود .
Split Table :این گزینه برای جدا کردن جدول استفاده میشود . و میتوانیم یک جدول را به چندین جدول جدا از هم تبدیل کنیم .
Cell Size :
AutoFit
AutoFit Contents : این گزینه خانه های جدول را کوچک میکند با این قابلیت که هنگام نوشتن در خانه ها ، خانه ها به اندازه متن بزرگ میشوند .
AutoFit Window : این گزینه خانه های هر سطر را هم اندازه میکند .
Fixed Column Width: این گزینه ستون ها را هم اندازه میکند .
Height : ارتفاع خانه های جدول را تعیین میکنیم .
Width : طول خانه های جدول را تعیین میکنیم .
Distribute Rows : هرگاه ارتفاع خانه های جدول ما نامنظم باشد توسط این دستور آنها را منظم میکنیم .
Distribute Column : هرگاه طول خانه های جدول ما نامنظم باشد توسط این دستور آنها را منظم میکنیم .
Alignment
در این قسمت تعیین میکنیم که متن ما در چه موقعیتی در خانه های جدول قرار داشته باشد .
Text Direction : در این قسمت جهت قرار گیری متن را داخل خانه های جدول نعیین میکنیم .
Cell Margins : با استفاده از این گزینه میتوانیم تعیین کنیم که متن ما چقدر از لبه های خانه جدول فاصله داشته باشد .
Data
Sort : از این دستور برای مرتب کردن جدول از نظر ترتیب حروف یا اعداد استفاده میشود .
Repeat Header Rows : هر گاه این گزینه را انتخاب کنیم در هر صفحه عنوان جدول را به طور تکراری میاورد.
Convert To Text : این گزینه جدول را حذف و فقط متن را به نمایش در می آورد .
Formula : با استفاده از این گزینه میتوانیم فرمول بنویسیم .
پس از انجام مرحله به مرحله این آموزش، همانطور که در تصاویر و توضیحات بالا مشاهده می کنید، می توانید در در اکسل و ورد سیستم خودتان جدول رسم کنید. این جدول به شما کمک می کند تا دقیق و منظم اطلاعات خود را طبقه بندی کنید.
امیدوارم که این آموزش برای شما کامل و مفید بوده باشد،در هر مرحله ای از این آموزش اگر با مشکلی مواجه شدید کارشناسان ما در مرکز مشاوره الورایانه آماده پاسخگویی به شما هستند.
اگر برای سوالات رایانه ای و موبایل مشکلی دارید می توانید با شماره تماس
۹۰۹۹۰۷۲۸۵۹ از طریق تلفن ثابت
تماس گرفته و با کمک کارشناسان الو رایانه مشکل خود را رفع نمایید.
این مطالب را از دست ندهید!
ارور Custom Binary block by FRP Lock چیست و روش‌های رفع آن
